Conseils en matière d'archives communales

Au nombre des missions des Archives départementales figure le contrôle scientifique et technique des archives des communes.

A ce titre les Archives départementales fournissent des conseils en organisation et en gestion des archives communales à l'occasion de visites. Elles tiennent à la disposition des communes des tableaux de tri et de gestion des documents et classent des archives communales en cas de dépôt.
 

Les Archives par étape

Au début de chaque municipalité, le procès-verbal de récolement

Conformément à l'arrêté interministériel du 21 décembre 1926, à chaque changement de municipalité, le nouveau maire est tenu d'établir un P.V. de récolement des archives signé par ses soins et par le maire sortant en 3 exemplaires originaux. Le premier est transmis aux Archives départementales, le second est conservé par le maire entrant et lui tient lieu de prise en charge, le troisième est remis au maire sortant et lui tient lieu de décharge. 

Meubler et installer une salle d'archives

Des normes et règles de bon sens existent. Nous pouvons vous les fournir. Evitez les pièces avec des canalisations ou les pièces humides. Mettez un extincteur à proximité. Achetez des étagères en métal avec des tablettes pleines, rehaussées à 10 cm du sol. Réglez bien vos tablettes pour gagner de la place. Ne posez jamais d'archives sur le sol car elles capteront l'humidité du sol et seront tôt ou tard perdues. Mettez vos archives dans des boîtes d'archivage (10 à 15 cm d'épaisseur). Ne les conservez pas directement à la lumière.

Que doit-on conserver, que doit-on éliminer ? 

Pour une bonne gestion, il est bon de trier vos archives pour y accéder rapidement et vous ne pouvez tout conserver à cause du volume des archives. Mais la destruction d'archives est encadrée par des lois. Vous ne pourrez le faire sans le visa des Archives départementales (négligences et destructions sauvages d'archives publiques sont passibles de peines). Les Archives de France ont réalisé deux précieuses circulaires en 1993 et 2009 pour vous aider à savoir ce qu'il faut conserver et ce que vous pouvez demander à éliminer : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/instructions/collectivites-territoriales/

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217

Comment procéder à des éliminations et tris ?

Nous fournissons des bordereaux d'éliminations en ligne. Vous devez y indiquer les liasses qui peuvent être éliminées, leurs dates, leur nombre (en boîtes et mètres) et l'envoyer pour visa préalable aux Archives départementales : ainsi vous êtes assuré qu'il n'y aura pas d'erreur dans ce bordereau. Il vous est retourné, le cas échéant avec des annotations, et vous pouvez procéder à l'élimination par incinération ou déchiquetage. Exemples d'archives éliminables. Consulter

Que doit-on déposer aux Archives départementales ?

Les communes de moins de 2000 habitants déposent leurs archives centenaires. Les Archives départementales leur assurent les meilleures conditions de conservation, un classement, une mise en ligne des inventaires et la possibilité aux chercheurs de les consulter. La commune en est propriétaire.

Les communes de plus de 2000 habitants peuvent également le faire si elles le souhaitent.

Carte des dépôts en 2009 

Tenir, classer et inventorier ses archives

Nous sommes là pour vous donner des conseils pour trier, classer et conserver vos archives, et vous assurer au besoin des formations.  Cadre de classement réglementaire des archives antérieures à 1945. Consulter

A qui s'adresser si l'on veut faire relier ou restaurer ses registres anciens ?

 

Grâce à l’aide de l’État sous forme de subventions allouées par la D.R.A.C., de nombreuses communes du département des Alpes-Maritimes ont pu au cours de ces dernières années faire reclasser ou trier leurs archives, restaurer des documents précieux, engager des numérisations, ou encore les mettre en valeur par des publications. Voici quelques exemples. Consulter

Vous pouvez demander des conseils à notre atelier de restauration.

Des sites Internet utiles ?

Le site des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

Le portail de l'association des Archivistes francophones : http://www.piaf-archives.org/sections/volet se former/formation

Petit compte-rendu de nos inspections

Il ressort quelques généralités de la plupart de nos visites dans les communes.

Les bulletins municipaux : ces précieux petits fascicules sont souvent mal conservés en communes, faites-y attention : notamment pensez à conserver 3 collections complètes de votre bulletin municipal en commune et dans la mesure où ils n’ont pas de dépôt légal, envoyez-en un de sécurité aux Archives départementales.

Les photographies anciennes et cartes postales : rares, elles ne doivent pas pour autant être oubliées. Souvent quelques photos sous cadre, vues aériennes ornent quelques murs. Les conserver autant que possible à l’abri d’une forte lumière.

La liste des maires : Si vous cherchez à dresser la liste des maires, vous pourrez trouver aux Archives départementales de quoi la compléter ; pour les communes qui entreprennent de retrouver une galerie de portraits de leurs maires, vous pourrez trouver dans notre base « presse locale » les références de quelques portraits dans la presse ancienne, puis regardez dans la base « presse numérisée ».

Contact

04.97.18.61.74
04.89.04.20.94