Au nombre des missions des Archives départementales figure le contrôle scientifique et technique des archives des communes.
A ce titre les Archives départementales fournissent des conseils en organisation et en gestion des archives communales à l'occasion de visites. Elles tiennent à la disposition des communes des tableaux de tri et de gestion des documents. Le personnel des Archives départementales peut également procéder au classement des archives communales en cas de dépôt.
Ce dépôt aux Archives départementales est obligatoire pour les archives centenaires des communes de moins de 2000 habitants et facultatif, sur délibération du conseil municipal, pour les autres. Les documents déposés restent à la disposition de la commune.
Conseils et rappel de la réglementation
Les obligations légales
- Le maire est responsable au civil et au pénal de l'ensemble des archives de sa commune et doit les conserver.
- A chaque renouvellement de municipalité le maire établit un procès-verbal de prise en charge des archives accompagné d'un récolement. Ce procès-verbal est signé à titre de décharge par le maire sortant.
- Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour la commune.
- Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables : cela signifie qu'elles font partie du domaine public mobilier de la commune ; elles ne peuvent être détruites sans autorisation de l'Etat représenté par le directeur des Archives départementales.
La conservation
- Les archives doivent être conservées dans un local sain, exclusivement consacré à cette fonction, dans lequel ne circulent pas de conduites d'eau pouvant occasionner des inondations.
- Les normes qu'il est souhaitable de respecter en matière de température et d'hygrométrie sont de 18° à 20 ° et de 50% à 60% de taux d'humidité.
- Le local doit être fermé à clé pour éviter les vols ; il doit être équipé de moyens de lutte contre le feu.
- Les archives doivent y être rangées en boîtes sur des étagères métalliques et non en vrac au sol.
- La reliure est obligatoire pour l'état-civil et les délibérations. Pour d'éventuelles restaurations les Archives départementales peuvent fournir des conseils techniques appropriés (contact : atelier de restauration, Hélène Cordonnier poste 7030).
Le classement
Pour le classement des archives antérieures à 1945, il existe le cadre réglementaire suivant :
- A- Textes officiels
- B- Actes administratifs
- C- Documentation administrative imprimée
- D- Délibérations, correspondances et contentieux
- E- Etat-civil
- F- Population. Commerce. Industrie. Agriculture
- G- Contributions et rapports avec les administrations financières
- H- Affaires militaires
- I- Police
- K- Elections et personnel municipal
- L- Finances de la commune
- M- Edifices communaux
- N- Biens communaux
- O- Travaux publics. Voirie. Moyens de transport
- P- Cultes
- Q- Assistance et prévoyance
- R- Enseignement, culture, sports et tourisme
- S- Archives reçues en don
Les dossiers postérieurs à 1945 portent tous la lettre W. Lorsque l'on procède à leur transfert dans le local d'archivage, les boîtes qui émanent d'un service ou qui correspondent à une compétence administrative reçoivent un n° d'ordre devant la lettre W ( 1W1, 1W2….) ; le versement suivant portera le numéro 2W et ainsi de suite.
Ce système permet d'accoler les versements sans risque de confusion ; il a l'avantage de ne faire perdre aucune place sur les étagères.
L'établissement d'un bordereau permet d'identifier le contenu de chaque boîte.
Exemples de documents à éliminer :
Imprimés :
Journal officiel et recueil des actes administratifs : détruire après 5 ans.
Revues et autres publications imprimées : à éliminer sans visa des Archives départementales, à l'appréciation du maire.
Archives :
Correspondances classées chronologiquement : détruire après 5 ans.
Factures et mandats : détruire après 10 ans.
Marchés de travaux, soumission des entreprises non retenues : détruire après 5 ans.
Eau potable, rôles d'abonnés et relevés de compteur : détruire après 5 ans.
Les documents d'archives à éliminer doivent faire l'objet d'un bordereau transmis aux Archives départementales qui accordent l'autorisation de destruction.
Contact :
04.97.18.61.74
04.97.18.61.71
